كيف تدير حسابات الزبناء لتفادى تراكم الديون ؟

الحسابات المدينة هي عنصر أساسي في صحة التدفق النقدي لشركتك. يمكن أن يكون للإدارة المحفوفة بالمخاطر عواقب وخيمة على احتياجات رأس المال العامل والاستقرار المالي. على الرغم من أن هذه المهمة الإدارية تتطلب وقتا وصبرا ، يجب ألا تهملها. لمساعدتك ، إليك بعض النصائح حول كيفية إدارة حساباتك المدينة بشكل صحيح.

ما هي إدارة حسابات الزبناء؟

يشمل بند مستحقات الشركة جميع الفواتير الصادرة عن الشركة لعملائها.

تتكون إدارة هذا المنصب من إدارة جميع مراحل حياة الذمم المدينة التجارية للشركة. هذه هي أساسا:

التفاوض على شروط وشروط الدفع ؛
إعداد عروض الأسعار ؛
التوفيق بين عروض الأسعار والفواتير الصادرة ؛
تتبع تقدم الطلبات والمدفوعات ؛
تحصيل المدفوعات
تنفيذ تحصيل الديون ؛
إدارة ائتمان العميل ؛
إدارة التقاضي ؛
حساب معدلات الدفع ؛
تحليل مخاطر عدم الدفع.

تدير بعض الشركات هذه الخطوات بنفسها. ويقوم آخرون بالاستعانة بمصادر خارجية لإدارة حسابات القبض كليا أو جزئيا منها إلى شركات خارجية، مثل شركات التخصيم أو شركات تحصيل الديون.

كيف تدير حساباتك المدينة؟

تتكون إدارة حساباتك المدينة بشكل جيد بشكل أساسي من تجنب المدفوعات المتأخرة والفواتير غير المدفوعة من خلال تجهيز نفسك بأدوات مراقبة الدفع (CRM ، على سبيل المثال) وإجراءات التحصيل. الهدف هو ضمان الصحة المالية للشركة من خلال الحد من متطلبات رأس المال العامل.

تعرف على عملائك

بادئ ذي بدء ، لإدارة حساباتك المدينة بشكل صحيح ، من الضروري معرفة شركائك وآفاقك جيدا.

عند إبرام عقودك أو طلباتك ، يجب عليك التأكد من أن لديك جميع المعلومات التي تحتاجها للتعرف على عميلك بشكل أفضل: تفاصيل الاتصال ، والمراجع المصرفية ، والتوقيعات المعتمدة ، واسم الشركة ، وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، لمعرفة الصحة المالية للعميل المحتمل أو العميل ، ألق نظرة على قواعد البيانات الرسمية التي تتيحها بعض الشركات المختصة.

من خلال تقارير الائتمان الخاصة بها ، تراقب الوضع المالي لشركائك في العمل.

وضع شروط عمل مفصلة

يجب أن تكون الشروط والأحكام الخاصة بك ، وخاصة شروط الدفع الخاصة بك ، محددة ومفصلة بشكل واضح. يجب أيضا تكييف شروط وأحكام البيع العامة هذه مع ملف تعريف عملائك. خطط بوضوح لشروط الدفع وطرق الدفع الممكنة ، يمكن النظر في دفع وديعة في وقت الطلب ، إذا لم يتم الدفع نقدا. يمكنك أيضا توفير دفعة جزئية أثناء إنتاج السلعة. في أي حال ، تذكر أن تفصل شروط كل من الاحتمالات. يجب ألا يكون هناك غموض.

كتابة شروط وأحكام عامة جيدة للبيع هي الخطوة الأولى. لكن هذا لا يكفي. لكي تكون فعالة ، تحتاج أيضا إلى التأكد من أن عملائك على دراية بها.

الاستعانة بمصادر خارجية لحساباتك المدينة

إذا لم يكن لديك الوقت أو الوسائل لإدارة حساباتك المدينة بنفسك ، فلا تتردد في تكليفها ، كليا أو جزئيا ، بمحترفين.

الاستعانة بمصادر خارجية لحساباتك المدينة يوفر العديد من المزايا. وتشمل هذه:

توفير الوقت والطاقة ؛
تخفيض التكاليف الإدارية ؛
الحفاظ على علاقة عملك مع عملائك ؛
تخفيض الفواتير غير المدفوعة والمدفوعات المتأخرة ؛
تأمين التدفق النقدي الخاص بك ؛
تخفيض تكاليف التحصيل ، إلخ.

إشراك مندوبي المبيعات في إدارة حسابات القبض

مندوبو المبيعات هم أصول قيمة في إدارة حساباتك المدينة. اجعلهم يشاركون! عادة ما يعرفون عملائهم مثل ظهر أيديهم. ولذلك فهي في أفضل وضع لاكتشاف الصعوبات المحتملة.

على وجه الخصوص ، تحتاج إلى التأكد من أن مندوبي المبيعات لديك:

نقل شروط وأحكام البيع للعملاء والتواصل بوضوح بشأن شروط الدفع ؛
المتابعة مع عملائهم (تحديث جداول التتبع ، وما إلى ذلك)
الإبلاغ عن أي مخاطر لمدير حساب العميل الخاص بك (مثل مخاطر الإفلاس).

ولتحفيزهم ، لماذا لا تكافئهم عندما يساعدون في تقليل شروط الدفع لعملائهم.

حوسبة إدارة حسابات القبض

من أجل الإدارة المثلى لحساباتك المدينة ، من الضروري أن تقوم بحوسبتها. سيسمح لك ذلك باسترداد جميع البيانات وتحليلها بكفاءة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستجد المعلومات الضرورية بسهولة وسرعة أكبر. لذلك سوف تكون قادرا على التصرف في أقرب وقت ممكن. هذا صحيح أكثر لأن هذه الحوسبة تتيح لك الاستفادة من رؤية عالمية لحساباتك المدينة.

التصرف بسرعة في حالة عدم الدفع

بصفتك رائد أعمال ، سيتعين عليك بلا شك التعامل مع المتمردين والتأخير من بعض العملاء في دفع فواتيرهم. كيف تتعامل مع هذه الفواتير غير المدفوعة ، والتي يمكن أن تضع التدفق النقدي بسرعة كبيرة في صعوبة؟ تتوفر لك عدة حلول بداية من التواصل والمتابعة مع عميلك.

يمكنك البدء بتذكير عميلك بتاريخ استحقاق الدفع ثم إرسال خطاب تذكير لفاتورة غير مدفوعة. إذا لم يستجب عميلك ، فستتمكن من إرسال إشعار رسمي للدفع. إذا كنت لا تزال لا تدفع فاتورتك ، فهناك حلول قانونية مثل أمر الدفع.

المصدر : مترجم بتصرف من موقع rubypayeur.com